Las reuniones de trabajo forman parte de nuestro día a día. Aunque su finalidad es la de progresar en los procesos o proyectos que se estén tratando, en muchas ocasiones pueden llegar a ser tediosas e, incluso, ocupar gran parte de nuestra agenda del día, dejándonos poco tiempo para dedicarlo a otras tareas o para llevar a cabo lo que se haya hablado en la reunión.
En este post hablaremos sobre consejos para que tus reuniones de trabajo, y las de tu equipo, sean más productivas.
No olvides terminar con un reparto de tareas y un resumen de la reunión
Para que tu reunión de trabajo haya sido productiva es fundamental que todos los asistentes tengan claro que tareas tienen que llevar a cabo o qué papel tienen que jugar en la parte en la que se encuentre el proceso de trabajo.
Muy importante también es realizar un resumen por escrito de todos los temas tratados en la reunión. Estos documentos serán muy necesarios para posteriores reuniones o para integrantes nuevos que se puedan integrar en el equipo.
Organiza la reunión solo si es necesaria
Antes de enviar la convocatoria de reunión a las personas que quieres que participen en ella, pregúntate si es necesario. Para ciertos temas, a veces, son más eficaces otros procesos de trabajo para seguir avanzando.
Busca un momento que no entorpezca el resto de la jornada
La hora del día en la que se envía la convocatoria también es muy importante. Evita organizarla en momentos que puedan entorpecer la ejecución del resto de tareas, o en aquellos que los picos de trabajo diario sean más intensos.
En la medida de lo posible, aprovecha las primeras horas de la mañana, así el resto del día irá más fluido.
Ten claro los objetivos de la reunión
En la misma convocatoria, es importante que dejes claro los objetivos y temas que se quieren tratar en la reunión. Así los asistente sabrán de antemano de qué se va a hablar, podrán preparar los materiales o información que pueda ser de utilidad durante ella y se evitará desviar el tema de lo realmente importante.
¿Es necesario convocar a todo el equipo?
Muchas veces, existen muchos asistentes a una misma reunión. Esto hace que no todos los participantes puedan participar, o que algunas de las participaciones no sean relevantes para el tema que se está tratando. Valora qué personas realmente tienen que participar de la reunión.
Acota el tiempo de la reunión
El tiempo definido para la reunión también es un detalle a tener en cuenta antes de hacer la convocatoria. Intenta que la reunión sea lo más breve posible, para que se traten los temas que son realmente importantes y que no se dispersen los temas.
