Les réunions de travail font partie de notre travail quotidien. Bien qu'elles aient pour but de faire progresser les processus ou les projets traités, elles peuvent souvent devenir fastidieuses et même prendre une grande partie de notre temps. agenda de la journée, Cela laisse peu de temps pour se consacrer à d'autres tâches ou pour mettre en œuvre ce qui a été discuté lors de la réunion.
Dans ce billet, nous parlerons de conseils pour rendre vos réunions de travail, et celles de votre équipe, plus productives.
N'oubliez pas de terminer par une répartition des tâches et un résumé de la réunion.
Pour que votre réunion de travail soit productive, il est essentiel que tous les participants sachent clairement quelles sont les tâches qu'ils doivent accomplir ou le rôle qu'ils doivent jouer dans le processus de travail.
Il est également très important de faire un résumé écrit de tous les sujets abordés lors de la réunion. Ces documents seront très utiles pour les réunions ultérieures ou pour les nouveaux membres qui pourraient rejoindre l'équipe.
Organiser la réunion uniquement si nécessaire
Avant d'envoyer la demande de réunion aux personnes que vous souhaitez voir participer à la réunion, demandez-vous si elle est nécessaire. Pour certaines questions, d'autres processus de travail sont parfois plus efficaces pour avancer.
Trouvez un moment qui n'interfère pas avec le reste de la journée.
Le moment de la journée où l'appel est envoyé est également très important. Évitez de l'organiser à des heures qui pourraient gêner l'exécution du reste des tâches ou lorsque les pics de travail quotidiens sont plus intenses.
Si possible, profitez des premières heures de la matinée pour que le reste de la journée se déroule plus facilement.
Définir clairement les objectifs de la réunion
Dans l'invitation elle-même, il est important de préciser les objectifs et les thèmes qui seront abordés lors de la réunion. Ainsi, les participants sauront à l'avance de quoi vous allez parler, ils pourront préparer des documents ou des informations qui pourraient être utiles pendant la réunion, et vous éviterez de détourner le sujet de ce qui est vraiment important.
Est-il nécessaire de réunir toute l'équipe ?
Souvent, il y a beaucoup de participants à la même réunion. Cela signifie que tous les participants ne sont pas en mesure de participer, ou que certaines participations ne sont pas pertinentes pour le sujet discuté. Déterminez quelles sont les personnes qui doivent réellement participer à la réunion.
Raccourcir la durée de la réunion
La durée de la réunion est également un détail à prendre en compte avant de la convoquer. Essayez de faire en sorte que la réunion soit la plus courte possible, afin que les questions vraiment importantes soient traitées et que les sujets ne soient pas dispersés.
